Repetitieve invoer
Medewerkers voeren dagelijks dezelfde gegevens in, controleren ze en verwerken ze volgens vaste stappen.
Procesautomatisering voor complexe bedrijfsprocessen
We automatiseren repetitieve werkzaamheden, controles en gegevensoverdracht. Zo verlopen processen sneller, betrouwbaarder en met minder handmatig werk.
Voor teams die vastlopen in terugkerend werk
Groeit het aantal orders, aanvragen of controles sneller dan je team aankan? Procesautomatisering past bij werkzaamheden die vaak terugkomen en waarvoor de regels duidelijk te maken zijn.
We kiezen welke stappen automatisch kunnen verlopen en waar een medewerker moet blijven beoordelen. Zo krijgen ook uitzonderingen, afwijzingen en ontbrekende gegevens een duidelijke route.
Resultaat uit de praktijk
Orderverwerking geautomatiseerd voor Proflebo
De Data Hub controleert en verwerkt orders tussen bestaande systemen met aanzienlijk minder handmatig werk.
Herkenbare signalen van handmatige processen
Handmatig werk wordt vaak onderdeel van de dagelijkse routine. De gevolgen worden vooral zichtbaar wanneer volumes toenemen of fouten ontstaan.
Menselijke fouten
Handmatige verwerking leidt tot invoerfouten, vergeten controles en afwijkingen tussen systemen.
Lange verwerkingstijd
Aanvragen, orders of mutaties blijven wachten totdat een medewerker de volgende processtap uitvoert.
Moeilijk schaalbaar
Meer werk betekent direct meer personele capaciteit, omdat iedere transactie handmatig moet worden verwerkt.
Afhankelijk van kennis
Het proces is afhankelijk van medewerkers die uitzonderingen, controles en informele werkwijzen kennen.
Geen procesoverzicht
Het is onduidelijk waar werk zich bevindt, welke uitzonderingen optreden en waarom verwerking stilvalt.
Wat onderzoeken we voor procesautomatisering?
Niet iedere handmatige handeling moet automatisch worden uitgevoerd. Daarom analyseren we eerst welke processtappen voorspelbaar, herhaalbaar en voldoende betrouwbaar zijn.
We onderzoeken welke gegevens nodig zijn, welke beslisregels gelden en hoe uitzonderingen worden afgehandeld. Ook bekijken we welke bestaande systemen onderdeel zijn van het proces.
Zo ontstaat een automatiseringsoplossing die niet alleen de standaardroute versnelt, maar ook controle houdt over afwijkingen, fouten en situaties waarin menselijke beoordeling nodig blijft.
- ✓ Herhaalbare taken en vaste processtappen
- ✓ Beslisregels, controles en goedkeuringen
- ✓ Benodigde gegevens en betrokken systemen
- ✓ Uitzonderingen en handmatige beoordelingsmomenten
- ✓ Foutafhandeling, logging en procesbewaking
- ✓ Verwachte tijdsbesparing en bedrijfsimpact
Van handmatige stappen naar een beheersbaar proces
Procesautomatisering zorgt ervoor dat terugkerende werkzaamheden automatisch, consequent en op het juiste moment worden uitgevoerd.
Gegevens worden gecontroleerd, beslisregels worden toegepast en systemen ontvangen automatisch de informatie die zij nodig hebben. Afwijkingen worden herkenbaar gemaakt en waar nodig doorgestuurd naar een medewerker.
Het resultaat is een sneller en beter schaalbaar proces met minder fouten, lagere uitvoeringskosten en meer ruimte voor medewerkers om zich te richten op uitzonderingen en inhoudelijk werk.
Persoonlijk contact
Even sparren over jouw vraagstuk?
Laat je telefoonnummer of e-mailadres achter. Ilja neemt binnen één werkdag persoonlijk contact met je op.
Wat levert procesautomatisering op?
De precieze resultaten verschillen per proces, maar bestaan doorgaans uit de volgende verbeteringen.
Minder handmatig werk
Terugkerende invoer, controles en overdrachten worden automatisch uitgevoerd zonder voortdurende menselijke tussenkomst.
Minder fouten
Vaste regels en automatische validatie zorgen voor consistente verwerking en hogere datakwaliteit.
Kortere doorlooptijden
Processtappen worden direct uitgevoerd, waardoor werk minder lang blijft wachten op overdracht of verwerking.
Meer schaalbaarheid
Grotere volumes kunnen worden verwerkt zonder dat de personele capaciteit evenredig hoeft mee te groeien.
Platformen binnen geautomatiseerde processen
Procesautomatisering ontstaat vaak over de grenzen van één applicatie heen. We verbinden systemen zodat controles, overdrachten en terugmeldingen automatisch kunnen verlopen.
Voor Proflebo automatiseerden we bijvoorbeeld de orderstroom tussen Exact, Orthomatic en SIGVARIS.
Onze aanpak voor procesautomatisering
We automatiseren niet zomaar bestaande handelingen. We verbeteren eerst het proces en vertalen het daarna naar een betrouwbare digitale oplossing.
1
Proces analyseren
We brengen werkzaamheden, gegevensstromen, beslisregels en uitzonderingen in kaart.
2
Potentieel bepalen
We bepalen welke stappen geschikt zijn voor automatisering en waar de meeste waarde ontstaat.
3
Workflow ontwerpen
We ontwerpen de automatische route, controles, beslismomenten en uitzonderingsafhandeling.
4
Automatisering bouwen
We ontwikkelen software en integraties die de gekozen processtappen automatisch uitvoeren.
5
Testen en invoeren
We testen standaardroutes, uitzonderingen en foutscenario’s voordat de oplossing wordt ingevoerd.
6
Meten en optimaliseren
We monitoren resultaten en verbeteren de automatisering wanneer processen of volumes veranderen.
Procesautomatisering in de praktijk
Voor Proflebo automatiseerden we de verwerking van ongeveer 20.000 orders per jaar.
Van handmatige orderverwerking naar automatische workflow
Orders werden voorheen handmatig gecontroleerd, aangevuld en verwerkt tussen Orthomatic, Exact en Sigvaris. Dit kostte veel capaciteit en maakte het proces gevoelig voor fouten.
We ontwikkelden een Data Hub die gegevens automatisch controleert, beslisregels toepast en orders naar het juiste systeem doorstuurt. Alleen uitzonderingen vragen nog om menselijke beoordeling.
98%
van de orders automatisch verwerkt
20.000
orders per jaar
1,3 FTE
vrijgespeelde capaciteit
De basis voor betrouwbare automatisering
Procesautomatisering sluit vaak aan op procesanalyse, systeemintegratie en maatwerksoftware.
Procesanalyse
Bepaal welke stappen waarde toevoegen en welke werkzaamheden geschikt zijn voor automatisering.
Systeemintegratie
Verbind applicaties zodat gegevens automatisch beschikbaar zijn binnen iedere processtap.
Maatwerksoftware
Ontwikkel software die complexe workflows en uitzonderingen passend ondersteunt.
Gerelateerde expertise
Lees verder over technische expertises die hier direct op aansluiten.
API-koppelingen
Laat systemen automatisch samenwerken binnen één controleerbare processtroom.
Bekijk expertiseData-integratie
Valideer, vertaal en routeer gegevens voordat ze een vervolgstap bereiken.
Bekijk expertiseAI-oplossingen
Ondersteun taken met variatie of inhoudelijke beoordeling onder menselijke regie.
Bekijk expertiseLees verder over dit onderwerp
Verdiep je in de keuzes, randvoorwaarden en aanpak die bij dit vraagstuk horen.
Procesautomatisering
Welke bedrijfsprocessen moet je als eerste automatiseren?
Bepaal welke processtappen voldoende waarde en technische haalbaarheid combineren.
Lees het inzicht
Procesautomatisering
Hoe bereken je de businesscase voor procesautomatisering?
Vergelijk de huidige proceskosten met investering, beheer en meetbaar resultaat.
Lees het inzichtProcesautomatisering vanuit Zutphen
Voor teams in Zutphen en omgeving bekijken we welke terugkerende handelingen veilig kunnen worden geautomatiseerd en waar menselijke controle nodig blijft. Bekijk hoe we vanuit Zutphen samenwerken met organisaties in de regio.
Veelgestelde vragen over procesautomatisering
Wat is procesautomatisering?
Procesautomatisering is het automatisch uitvoeren van terugkerende processtappen, controles, beslisregels en gegevensoverdracht. Software neemt voorspelbaar handmatig werk over en schakelt medewerkers alleen in wanneer beoordeling of een uitzondering nodig is.
Welke processen kunnen worden geautomatiseerd?
Vooral processen met veel terugkerende handelingen, vaste beslisregels en digitale gegevens zijn geschikt. Denk aan orderverwerking, gegevenscontrole, administratieve workflows, aanvragen, planning en rapportageprocessen.
Moet het volledige proces worden geautomatiseerd?
Nee. Vaak is het verstandiger om eerst de meest tijdrovende en voorspelbare processtappen te automatiseren. Menselijke beoordeling blijft beschikbaar voor uitzonderingen, complexe beslissingen en situaties die niet betrouwbaar in vaste regels kunnen worden vertaald.
Kunnen bestaande systemen worden gebruikt?
Ja. We koppelen procesautomatisering aan bestaande ERP-, CRM-, order-, planning- en administratiesystemen. Hierdoor blijven bestaande investeringen behouden en wordt het proces rondom deze systemen efficiënter ingericht.
Hoe wordt omgegaan met uitzonderingen en fouten?
We ontwerpen expliciete routes voor afwijkende situaties. Fouten worden gelogd, zichtbaar gemaakt en waar nodig aan een medewerker toegewezen. Daardoor blijft het proces controleerbaar en verdwijnen uitzonderingen niet ongemerkt.
Wat is het verschil met standaard workflowsoftware?
Standaard workflowsoftware is geschikt voor relatief uniforme processen. Bij complexe regels, veel systeemintegraties of organisatiespecifieke uitzonderingen ontwikkelen we een oplossing die precies aansluit op de bestaande processen en technische omgeving.
Welke terugkerende handeling zou je team graag uit handen geven?
Beschrijf hoe vaak die voorkomt, welke regels gelden en waar uitzonderingen ontstaan. Daarmee verkennen we of automatisering zinvol is en waar je klein kunt beginnen.
Liever zelf een moment kiezen? Plan een kennismaking bij Calendly.