Proflebo: geautomatiseerde orderverwerking

Proflebo, specialist in medische compressiehulpmiddelen, ondervond hinder van een inefficiënt bestelproces. Bestellingen moesten handmatig worden ingevoerd voordat deze naar leverancier SIGVARIS in Zwitserland konden worden verzonden. Dit leidde tot een hoge administratieve belasting en vergrootte de kans op fouten. Voor externe verwerking is slechts een deel van de orderinformatie noodzakelijk. Exact, het ERP-systeem dat wordt gebruikt voor orderbeheer, biedt echter geen mogelijkheid om deze gegevens vooraf te filteren.

In samenwerking met Proflebo ontwikkelden we een centrale Data Hub die Orthomatic, Exact en SIGVARIS verbindt en de orderstroom controleert en automatiseert. Deze hub:

• Haalt ordergegevens direct op uit Exact
• Selecteert welke gegevens relevant zijn voor verwerking
• Stuurt alleen de noodzakelijke informatie door naar SIGVARIS
• Ontvangt orderupdates van SIGVARIS (verwerking, verzending en facturatie)

De Data Hub verwerkt het grootste deel van de orders automatisch. Uitzonderingen blijven beschikbaar voor menselijke beoordeling, terwijl Proflebo bepaalt welke gegevens met andere systemen worden gedeeld.

Circa 98% van ongeveer 20.000 orders per jaar wordt automatisch verwerkt. Daarmee is circa 1,3 FTE aan verwerkingscapaciteit vrijgekomen voor ander werk.

Op dit moment verwerkt de Data Hub standaardproducten. In de volgende ontwikkelfase breiden we dit uit naar maatwerkorders. Deze orders vormen een extra uitdaging, omdat ze veel variabele gegevens bevatten die nodig zijn om producten op maat te produceren.

Omdat deze gegevens worden gebruikt in de aansturing van computergestuurde breimachines, is een hoge en aantoonbare datakwaliteit essentieel. Een fout kan gevolgen hebben voor productie en klanttevredenheid. Daarom richten we ons in de volgende stap op verdere controles van datakwaliteit en filtering bij maatwerk.

Onze kracht ligt in het verbinden van verschillende databronnen via API-integraties. Of het nu gaat om ERP-systemen, CRM-tools of leverancierssystemen, wij zorgen ervoor dat relevante data op het juiste moment de juiste plek bereikt.