Hoe bereken je de businesscase voor procesautomatisering?

Automatisering levert pas waarde op wanneer de huidige situatie meetbaar is. Zonder nulmeting blijft een verwachte besparing een aanname en is na oplevering niet duidelijk of het proces werkelijk is verbeterd.

Stap 1: meet het huidige proces

Meet per periode het aantal transacties, de actieve behandeltijd, wachttijd, herstelwerk en het aantal uitzonderingen. Leg ook vast hoeveel mensen bij de overdrachten betrokken zijn en waar afhankelijkheid van specifieke kennis zit.

Stap 2: waardeer meer dan tijd

• Capaciteit: uren die beschikbaar komen voor ander werk.
• Kwaliteit: minder correcties, retouren en klantvragen.
• Doorlooptijd: sneller van aanvraag naar resultaat.
• Risico: betere controles, logging en aantoonbaarheid.
• Schaalbaarheid: meer volume verwerken zonder evenredige personeelsgroei.
• Werkbaarheid: minder repetitief werk en minder zoekwerk voor medewerkers.

Stap 3: neem alle kosten mee

Naast analyse en ontwikkeling horen ook testen, gegevensopschoning, instructie, infrastructuur, monitoring en doorontwikkeling in de raming. Bestaande systemen veranderen en uitzonderingen worden pas tijdens werkelijk gebruik volledig zichtbaar. Reserveer daarom structureel capaciteit voor beheer en verbetering.

Reken met scenario’s

Gebruik een conservatief, verwacht en gunstig scenario. Varieer volume, automatiseringsgraad en uitzonderingspercentage. Een proces hoeft niet volledig automatisch te worden om rendabel te zijn: soms levert betrouwbare voorbewerking of automatische controle al het grootste voordeel.

Voorbeeld: de orderstroom van Proflebo

Bij Proflebo verbindt een centrale Data Hub Exact, Orthomatic en SIGVARIS. Ongeveer 98% van circa 20.000 orders per jaar wordt automatisch verwerkt, waarmee rond 1,3 FTE aan capaciteit is vrijgemaakt. Het resultaat is niet alleen tijdwinst: statussen, filtering en foutafhandeling maken de orderstroom ook betrouwbaarder.

Een eenvoudige rekenstructuur

Bereken eerst de jaarlijkse huidige last: volume maal gemiddelde behandeltijd, aangevuld met herstelwerk, wachttijd en aantoonbare foutkosten. Vergelijk deze niet met een ideaal van honderd procent automatisering, maar met een realistisch scenario waarin een deel van de uitzonderingen menselijk blijft.

Zet daar investering, beheer, licenties en interne veranderinspanning tegenover. Maak minimaal drie scenario’s: conservatief, verwacht en gunstig. Varieer vooral adoptie, groeivolume en het percentage transacties dat zonder handmatige interventie kan worden verwerkt.

Leg aannames vast als meetplan

• Welke nulmeting ondersteunt de huidige kosten en doorlooptijd?
• Welke uitzonderingen blijven bewust handmatig?
• Wanneer wordt na lancering opnieuw gemeten?
• Wie beoordeelt of vrijgekomen capaciteit werkelijk anders wordt ingezet?
• Welke grens bepaalt of wordt opgeschaald, aangepast of gestopt?

Zo verandert de businesscase van een verkoopbelofte in een toetsbare verbeterhypothese die tijdens iedere iteratie kan worden bijgewerkt.

Veelgestelde vragen over de businesscase

Moet automatisering altijd FTE besparen?

Nee. De waarde kan ook zitten in groei zonder evenredige personeelsuitbreiding, minder fouten, kortere doorlooptijd of betere aantoonbaarheid. Benoem expliciet welk voordeel wordt nagestreefd.

Hoe ga je om met onzekerheid?

Werk met scenario’s en maak aannames zichtbaar. Meet na een pilot opnieuw en actualiseer de businesscase met werkelijk volume, uitzonderingen en adoptie.

Welke kosten worden vaak vergeten?

Interne beschikbaarheid, dataherstel, opleiding, beheer en aanpassingen aan andere systemen. Neem deze mee om oplossingsrichtingen eerlijk te vergelijken.

Bekijk de volledige Proflebo-case of lees welke processen je als eerste automatiseert.