E-facturatie op komst: welke data en koppelingen moet je voorbereiden?

Begin niet met de keuze voor een bestandsformaat. Breng eerst in kaart waar factuurgegevens ontstaan, wie ze controleert en hoe afwijkingen tussen verkoop, boekhouding en betaling worden hersteld.

Wat is aangekondigd en wat nog niet?

Op 11 september 2026 maakte het kabinet bekend dat het per 1 juli 2030 e-facturatie en digitale rapportage voor grensoverschrijdende zakelijke transacties wil invoeren. Voor binnenlandse B2B-transacties is het voornemen e-facturatie vanaf 1 juli 2030 en rapportage vanaf 1 juli 2031 verplicht te maken. Het nationale wetsvoorstel moet nog worden uitgewerkt en behandeld. Dit zijn dus aangekondigde plannen, geen verplichtingen die vandaag al voor iedere ondernemer gelden.

Een elektronische factuur is meer dan een pdf

Een leesbare factuur als bijlage helpt de ontvanger, maar geautomatiseerde verwerking vraagt om gegevens die systemen eenduidig kunnen uitwisselen. Denk aan klant- en leveranciersgegevens, factuurregels, bedragen, btw-informatie en verwijzingen naar een opdracht of betaling. Welke technische standaarden en routes precies nodig zijn, hangt af van de uiteindelijke regels en de systemen van de betrokken partijen.

Volg gegevens van bron tot afhandeling

• Waar ontstaan klantgegevens, producten, tarieven en btw-informatie?
• Welk systeem maakt de factuur en welk systeem bewaakt de betaling?
• Worden gegevens opnieuw overgetypt of handmatig gecorrigeerd?
• Hoe komen creditnota’s, deelbetalingen en betwiste facturen terug in het proces?
• Wie kan fouten in brondata corrigeren zonder de historie onduidelijk te maken?

Koppelingen moeten ook afwijkingen verwerken

Een koppeling die alleen een gewone factuur verstuurt, is niet voldoende wanneer het dagelijkse werk ook correcties, terugboekingen en uitzonderingen kent. Bepaal welke controles vóór verzending plaatsvinden, hoe afwijzingen zichtbaar worden en of berichten veilig opnieuw kunnen worden aangeboden zonder dubbele verwerking. Houd een menselijke herstelroute beschikbaar.

Maak verantwoordelijkheden en toegang expliciet

Factuurgegevens raken meerdere teams en leveranciers. Spreek af wie brondata beheert, wie een mislukte uitwisseling onderzoekt en welke gegevens medewerkers voor hun taak mogen zien. Goede logging maakt zichtbaar wat is verzonden, ontvangen, gecorrigeerd of opnieuw verwerkt. Het kabinet noemt veilige verwerking van bedrijfsgevoelige gegevens nadrukkelijk een randvoorwaarde voor het voorstel.

Wat kun je vandaag al doen?

Inventariseer je factuurstromen en bestaande systemen. Meet het aandeel correcties en handmatige overdrachten. Controleer of je software gegevens gestructureerd kan exporteren en importeren, en vraag leveranciers hoe wijzigingen in standaarden worden ondersteund. Daarmee verbeter je het huidige proces zonder vooruit te lopen op details van nog niet vastgestelde wetgeving.

Bekijk onze expertise in data-integratie en hoe systeemintegratie bestaande applicaties betrouwbaar laat samenwerken.